miércoles, 5 de noviembre de 2008

Procesos, Diagramas de Flujo de Datos y Diccionario de Datos

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo
para lograr un resultado, cada proceso tiene sus entradas, funciones y salidas.
Componentes básicos de un proceso

  • Entrada (Datos Relevantes).
  • Proceso (Tareas Realizadas).
  • Salida (Resultados).


No se concibe un proceso sin un objetivo, ya sea un bien o servicio producto, ni
ese resultado no asociado a un cliente que tiene una necesidad por satisfacer.
¿Qué es análisis de Procesos?
Se refiere a la aplicación de métodos científicos al reconocimiento y definición de
problemas, así como al desarrollo de procedimientos para su solución. En una forma
más concreta esto quiere decir:

  • Especificación matemática del problema para la situación física dada.
  • Análisis detallado para obtener modelos matemáticos
  • Síntesis y presentación de resultados para asegurar la total comprensión

Determinación de procesos:
  • ¿Cuáles son las principales actividades que se realizan en la organización?
  • Descripción de cada proceso identificado
  • ¿Qué es lo que da inicio a la actividad?
  • ¿Cuál es el objetivo de la misma?
  • ¿Cuánto tiempo se tarda en realizarla?
  • ¿Qué retrasos ocurren o pueden ocurrir?
  • ¿Qué métodos se emplean para medir y evaluar el desempeño de esta actividad?
  • ¿Se toman precauciones específicas de seguridad para la protección contra alguna actividad impropia que se pudiera presentar?
  • ¿Qué tan frecuente es el ciclo con el que se desarrolla dicha actividad?
  • De acuerdo al ciclo con el que se presenta la actividad, ¿Cuál es el volumen de información que aquí se procesa?
  • ¿Qué pasos, sub−procesos, o funciones constituyen la actividad? (describir la actividad paso a paso)
  • ¿Existe algún tipo de control desarrollado en el proceso en cuestión?
Determinación de datos (flujos y contenido de los flujos)
  • ¿De dónde proviene la información que se utiliza en esta actividad? (fuentes)
  • ¿Cuáles son específicamente los datos que recibe esta actividad?
  • ¿De qué manera ingresan a este proceso? (flujos)
  • ¿Qué tablas de referencia y diagramas u otros datos intervienen en la actividad?(documentación involucrada)
  • ¿Qué información se genera en esta actividad? (producto de la actividad)
  • ¿Con qué finalidad la utilizan?
  • ¿Cuáles datos se conservan o almacenan en este proceso?
  • ¿En qué forma quedan almacenados?
  • ¿Existe información que se genera pero que no es utilizada nunca por nadie? (partes extrañas)
Para cada dato identificado:
  • ¿Qué formato posee cada dato que interviene en esta actividad?
  • ¿Para qué es usado?
  • ¿Se interpone algún tipo de seguridad para la verificación de la veracidad del dato en mención?
  • ¿Qué tan importante es dicho dato?
  • ¿Por cuánto tiempo es importante mantener el dato en el sistema?

¿Por qué es importante el análisis de proceso?

Si no analizas, es muy probable que construyas una solución muy elegante que
resuelva incorrectamente el problema. El resultado es tiempo y dinero perdido,
frustración personal y clientes descontentos.

¿Cómo podemos asegurarnos que hemos realizado un buen análisis que reconoce
las necesidades del cliente y satisface sus expectativas?

No hay una respuesta segura para esa difícil pregunta, pero un sólido proceso de
ingeniería de requerimientos es la mejor solución que disponemos actualmente.
Norma ISO 9001
Es un método de trabajo, que se considera tan bueno, Que es el mejor para
mejorar la calidad y satisfacción de cara al consumidor. La versión actual, es del año
2000 ISO 9001:2000, que ha sido adoptada como modelo a seguir para obtener la
certificación de calidad. Y es a lo que tiende, y debe de aspirar toda empresa
competitiva, que quiera permanecer y sobrevivir en el exigente mercado actual.
Estos principios básicos de la gestión de la calidad, son reglas de carácter social
encaminadas a mejorar la marcha y funcionamiento de una organización mediante la
mejora de sus relaciones internas. Estas normas, han de combinarse con los principios
técnicos para conseguir una mejora de la satisfacción del consumidor.

Cuáles son los Requisitos generales

1. Identificar todos los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la
Calidad.
2. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.
3. Determinar los criterios y métodos para asegurar que la operación y el control de
estos procesos sea eficaz.
4. Asegurarse de la existencia de recursos e información necesarios para apoyar la
operación y el seguimiento de estos procesos.
5. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de esos procesos.
6. Diseñar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.

Qué documentación debe crearse

1. Los Procedimientos e instrucciones.
2. Declaraciones de la Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad.
3. Manual de la Calidad de la empresa.
4. Los Procedimientos requeridos en esta Norma.
5. Los Documentos necesarios para asegurar la planificación, la operación y el
control de los procesos.
6. Los Registros requeridos por esta Norma.

Política de la Calidad
La dirección debe asegurar que la política cumpla con los requisitos solicitados
por la entidad certificadora.
Planificación

  • Objetivos de la Calidad
La dirección debe establecer sus objetivos de Calidad que sean medibles,
cuantificables y consistentes con la política de Calidad

  • Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad
La dirección debe asegurar que:
1. Se planea la implantación del Sistema de Gestión de Calidad
2. Se planean los cambios al sistema de Gestión de Calidad
3. Debemos asegurar que el proceso de planeación y transición del
Sistema se lleve de Acuerdo a lo planeado

Las normas se revisan periódicamente. Se dice que actualmente la ISO 9001: 2008 está
muy avanzada. Y que incluye muy pocos cambios con respecto a la versión del 2000; el
primer borrador oficial se publicará a principios de octubre de 2008, y se dice también
que no saldrá la versión definitiva hasta mediados de 2009.

¿Qué es Seis Sigma?

Sigma (σ) es una letra del alfabeto griego que corresponde a la letra “s”, la cual
también es utilizada en estadística para representar la desviación estándar 6
corresponde al ancho de banda de una distribución normal. Seis Sigma es la medición
de defectos por cada millón de operaciones, se aplica a todas las transacciones. Mientras
más bajo sea el número de errores, mayor será la calidad.
Beneficios.

1. Alineamiento entre los resultados y la eficacia: la mejora de la calidad de un
proceso implica aumento de la rentabilidad para la empresa.
2. Aplicación de la metodología en diversas áreas de la empresa: finanzas,
logística, ventas, sistemas, administración, etc., no restringiendo los trabajos a
las áreas productivas de la empresa.
3. Posibilidad de toma de decisiones basadas en datos estadísticos.
4. Desarrollo de una sistemática que promueva el vínculo entre planeamiento
estratégico y herramientas estadísticas y de calidad
Fases de Implementación

El Enfoque de Seis Sigma esta basado en 6 fases que son:
  • Definición
  • Medición
  • Análisis
  • Mejora (en ingles improvement)
  • Control

En esencia estos pasos suponen definir, medir, analizar con la finalidad de
descubrir las causas raíz del problema y después mejorar y controlarlo para impedir queel problema se presente de nuevo.

Diagrama de Flujo de Datos

Definición:

El diagrama de flujo de datos es un modelo que describe los flujos de datos o tuberías,
los procesos que cambian o transforman los datos en un sistema, las entidades externas
que son fuente o destino de los datos (y en consecuencia los límites del sistema) y los
almacenamientos o depósitos de datos a los cuales tiene acceso el sistema, permitiendo
así describir el movimiento de los datos a través del sistema.

En síntesis, el Diagrama de Flujo de Datos describe:
  • Los lugares de origen y destino de los datos (los límites del sistema),
  • Las transformaciones a las que son sometidos los datos (los procesos internos),
  • Los lugares en los que se almacenan los datos dentro del sistema, y
  • Los canales por donde circulan los datos.
Los diagramas derivados de los procesos principales se clasifican en niveles, los cuales
son:

  • Nivel 0: Diagrama de contexto.
  • Nivel 1: Diagrama de nivel superior.
  • Nivel 2: Diagrama de detalle o expansión.
Características de los niveles:

Diagrama de Contexto: Nivel 0
En el diagrama de contexto solo se dibuja el proceso principal y los flujos entre
este y sus entidades externas.

Diagrama de Nivel Superior: Nivel 1
En el diagrama de nivel superior se plasman todos los procesos que describen al
proceso principal. En este nivel los procesos no pueden interrelacionarse directamente,
sino que entre ellos siempre debe existir algún almacenamiento o entidad externa que
los una.

Diagrama de Detalle o Expansión: Nivel 2
A partir del nivel 2 de detalle, los procesos pueden interrelacionarse
directamente, sin necesidad de almacenamiento que los una. Cabe destacar que en el
nivel 1 y 2 siempre los procesos deben tener las entradas y las salidas dadas en el
diagrama de contexto.

Características:
  • Relevante: Ya que posibilita comunicar diferentes modelos para así facilitar el
  • entendimiento entre el usuario y el analista de sistemas.
  • Lógico: Ya que no identifica soporte físico.
  • Descendente: Se construye en forma descendente, de lo general a lo particular.
Simbología:

Entidad externa:
Son generalmente clases lógicas de cosas o de personas, las cuales representan
una fuente o destino de transacciones, como por ejemplo clientes, empleados,
proveedores, etc., con las que el sistema se comunica.
También pueden ser una fuente o
destino específico, como por ejemplo Departamento Contable.
Como el sistema que está bajo análisis acepta datos de otro sistema o bien se los
provee, este otro sistema es una Entidad Externa.
Mediante la designación de alguna cosa o de algún sistema como Entidad
Externa estamos estableciendo implícitamente que se encuentra fuera de los límites del
sistema que estamos considerando por lo cual no nos interesa la transformación o
proceso que se realiza dentro de ellos, es decir que están fuera del control del sistema
que se está modelando. Son sólo proveedores o requeridores de datos del sistema bajo
consideración.
Por todo ello, ni el analista ni el diseñador pueden cambiar ni los contenidos ni
la forma de trabajo de un terminador.

Proceso:

Indican aquellos lugares dentro del sistema en donde la información (flujos de
datos) que ingresan se procesan o transforman. Es decir, son las funciones o procesos
que transforman entradas de datos en salidas de información.
Su nombre deberá ponerse mediante una frase imperativa, que consistirá
idealmente de un verbo activo seguido por una cláusula objeto, cuanto más simple
mejor. Al analista le servirá pensar que la descripción de la función es "una orden a un
empleado sin conocimiento del tema". Estas frases imperativas no tienen sujeto; tan
pronto como se introduce un sujeto se habrá indicado como deberá realizarse
físicamente la función ("El operador ingresará los datos del alumno").
Un proceso puede ser físicamente una oficina repleta de empleados, un
procedimiento, o una combinación de actividades manuales y automatizadas.

Flujo de datos:

Representa un transporte de paquetes de datos desde su origen hasta su destino,
es decir que representa una estructura de datos en movimiento de una parte del sistema a
otro.
Un flujo muestra las interfaces entre los elementos del DFD.
Puede imaginarse como una tubería por donde se envían paquetes de datos, pero
deberá tener una descripción de su contenido la cual deberá elegirse de forma que sea lo
más útil posible a los usuarios que revisen el DFD.
La flecha indica la dirección del flujo.
Puede estar contenido físicamente en una nota, una factura, una llamada
telefónica, de programa a programa, etc. Es decir, en cualquier medio por el cual los
datos pasan de una entidad o proceso a otra.

Almacén o archivo:

Representa un archivo lógico en donde se agregan o de donde se extraen datos.
Es una estructura de datos, pero estática.
Puede ser físicamente un archivo de tarjetas, una microficha, un archivo, o un
archivo en cinta o diskette.
Deberá elegirse el nombre que sea más descriptivo para el usuario, que
identifique los paquetes de datos que contiene.
Implica escritura, actualización o borrado de datos.
Implica lectura o recuperación de información almacenada.


Guías para construir un DFD:

1. Primero se deberán identificar las entidades externas ya que ello implica definir
los límites del sistema.
2. Se deberán elegir nombres con significado tanto para procesos como también
para flujos de datos, almacenes y entidades externas. Si es posible a partir del
vocabulario del usuario evitando terminologías técnicas.
3. Identificar el papel del proceso del sistema, no quien lo realiza.
4. Numerar los procesos, mediante un esquema de numeración consistente que
implique, para los lectores del DFD, una cierta secuencia de ejecución.
5. Se deberán, en la medida de lo posible, evitar los DFD excesivamente complejos.
Deberán ser comprensibles, digeribles y agradables a la vista sin demasiados elementos.
6. Todos los elementos se relacionan entre sí a través de flujos de datos.
7. Procesos: Se relacionarán con:
• Almacenes
• Entidades externas
• Otros procesos
• Deberán tener al menos una Entrada y una Salida, no son manantiales de
datos.

8. Almacenes: Se relacionarán solamente con Procesos.
9. Entidades Externas: Se relacionarán solamente con Procesos.
10. En todos los niveles del Diagrama de Flujo de Datos deberá haber igual cantidad
de Entradas y de Salidas.

11. Niveles del DFD:

Nivel de Partida: Diagrama de Contexto:
• No existirán almacenes o archivos.
• Se representarán las entidades externas que son fuente y destino de los
datos.
• El sistema será representado como un proceso simple.
• Se dibujarán sólo los flujos de datos de comunicación exterior-sistema.
Nivel 1 y subsiguientes:
• Deberá haber igual cantidad de archivos. Aunque podrá existir mayor
cantidad de almacenamientos en el nivel 2 debido a la explosión de algún
proceso.
• En el último nivel, cada proceso realizará una función específica y
concreta.
12. Cada proceso en el DFD de alto nivel de un sistema puede ser "explotado"
para convertirse en un DFD en sí mismo.
13. Cada proceso en el nivel inferior deberá estar relacionado, inversamente, con
el proceso del nivel superior. Es decir que, cada proceso “padre” que se detalla en el
DFD, ha de estar balanceado. La regla del balanceo consiste en que cada proceso debe
tener exactamente los mismos datos de entrada/salida netos que el DFD hijo.
14. Los flujos de datos pueden descomponerse en la “explosión” del proceso en
un DFD hijo.
15. No se deberá prestar atención a las condiciones de tiempo, excepto a las
naturales precedencias lógicas y a los almacenamientos de datos necesarios desde el
punto de vista lógico. Se deberá dibujar un sistema que nunca comience ni pare.
16. Para evitar el cruzamiento de las líneas de flujo de datos, la misma entidad (o
el mismo almacén) se podrá dibujar más de una vez en el mismo diagrama; las dos (o
más) casillas por entidad pueden identificarse con dos líneas inclinadas en el ángulo
superior izquierdo de las mismas.

Tipos de diagramas de flujo de datos.

1. Diagramas físicos de flujo de datos: Proporcionan un panorama del sistema en uso,
muestra las tareas que se llevan a cabo y como se hacen.
2. Diagramas lógicos de flujo de datos: Proporcionan un panorama del sistema
independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos entre los procesos
sin considerar los dispositivos específicos y la localización de almacenes de datos o
personas en el sistema.

Diccionario de datos
Definición
Un Diccionario de datos (DD) es un catalogo en el cual se describe todos los
elementos de un sistema (flujo de datos, procesos y almacenes de datos). Dicho
diccionario debe ser actualizado cada vez que se realiza un cambio. En un DD se
encuentran las características lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del
sistema, incluyendo nombre, descripción, alias, contenidos y organización. También
identifica los procesos donde se emplean los datos
Importancia
El objetivo de un diccionario de datos es dar precisión sobre los datos que se
manejan en un sistema, evitando así malas interpretaciones o ambigüedades.
Los analistas de datos utilizan los diccionarios de datos principalmente por las
siguientes razones:
  • Permite manejar detalles
  • Comunicar un significado común para todos los elementos del sistema
  • Facilitar el análisis de los detalles
  • Localizar Errores
Contenido de un D.D.

El diccionario de datos contiene dos tipos de descripciones para el flujo de datos
dentro del sistema: elementos de datos y estructuras de datos.
Elemento dato: Describe el significado de los datos, definiendo valores como: nombre,
tipo de elemento, descripción, sinónimos, observaciones.
Estructuras de datos: Describe el agrupamiento de los datos, definiendo relaciones
entre componentes.

Notación empleada

Símbolo Significado Explicación Uso
= es equivalente a Alias Denota
sinónimos
+ y Concatenación
Denota una
relación de
secuencia
[ ] , | uno u otro
Define opciones entre los
componentes de una
estructura de datos
Denota una
relación de
selección
{ } iteraciones de
Define repetición de un
componente en una
estructura de datos
Denota una
relación de
iteración
( ) opcional Define iteraciones que
ocurren 0/1 vez
Denota una
relación
opcional
*…* Comentario Descripción
complementaria
Denota
información
adicional
< > Al menos uno
Define opciones entre los
componentes de una
estructura de datos
Al menos una de
las opciones

Ejemplo
– Nombre = TituloCortesia+NombrePila+Apellido
– TituloCortesia = [“Sr” | “Sra”]
– NombrePila =
– Apellido =
– Carácter = [ “A”-”Z”|”a”-”z” ]

No hay comentarios.: